Anti-spambeleid

Met SOLVM heb je je automations en e-mailings goed geregeld. De e-mailadressen en andere contactgegevens lever jij aan en wij doen de rest. Wij willen en mogen uit jouw naam geen ongewenste e-mail versturen (spam) versturen want dat is verboden. En dat wil jij ook niet natuurlijk. Met elkaar hebben wij de gezamenlijke verantwoordelijkheid om dit te voorkomen.

Daarom hebben wij een anti-spambeleid opgesteld. Hierin lees je wat de geldende wet- en regelgeving omtrent e-mail is, waaraan jouw e-mailadressen moeten voldoen en hoe we voorkomen dat jouw e-mails op spammails lijken. En als laatste lees je hier over de maatregelen als je handelt in strijd met ons beleid.

Wetgeving rondom e-mail

In Nederland geldt een algeheel spamverbod. Iedere verzender van reclame via e-mail moet vooraf toestemming verkrijgen om te communiceren via e-mail. Verder zijn er vereisten over de verzending, inhoud, het gebruik van bestanden en de wijze van afmelden. De regels gelden zowel voor B2B e-mail als e-mail aan consumenten vanuit een bedrijf.

De regels voor het versturen van reclame via e-mail staan in artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet (de spamwet). Volgens de spamwet heb je, vóórdat je commerciële (en charitatieve of ideële) e-mail verstuurt, toestemming (opt-in) nodig van de ontvanger van de e-mail. De Autoriteit Consument en Markt (voorheen OPTA) houdt onafhankelijk toezicht op de naleving van deze wet.

Deze wettelijke regels zijn aangevuld en verduidelijkt in de Code E-mail. Omdat deze code onderdeel is van de Nederlandse Reclame Code wordt het ook gehandhaafd door de Reclame Code Commissie. De code geldt voor het hele Nederlandse bedrijfsleven. Overtreding kan leiden tot een fikse boete.

(bron: DDMA)

Wat is spam?
1. E-mails die jij ontvangt van derden waar jij geen toestemming voor hebt gegeven (objectieve benadering)
2. E-mails die jij niet leuk vindt, waaraan je je ergert, ook al heb je toestemming gegeven (subjectieve benadering)

Mailen via SOLVM

Iedereen die vanaf ons e-mailplatform een e-mail ontvangt moet daarvoor toestemming hebben gegeven. Wij gaan er van uit dat de door jouw aangeleverde e-mailadressen (op welke wijze dan ook) daaraan voldoen. Je leest hier hoe je daaraan kunt voldoen.

Daarnaast moet onze dienstverlening voldoen aan dezelfde eisen. Zodat jij er zeker van kunt zijn dat alles wat uit jouw naam wordt verzonden volgens de regels is.

Toestemming vragen

Er wordt altijd toestemming gevraagd voor het toezenden van commerciële e-mail. Ook een eerste mail met de vraag voor een opt-in voor de nieuwsbrief valt hieronder.
De ontvanger geeft zelf actief toestemming voor het ontvangen van commerciële e-mail; er zijn vooraf geen aangevinkte vakjes op een inschrijfformulier. Dit vakje mag uitsluitend in bestelprocessen van tevoren zijn aangevinkt, want dan heeft de ontvanger een heel duidelijk intentie om klant te worden.
Op de inschrijfpagina wordt duidelijk gecommuniceerd dat het e-mailadres gebruikt zal worden voor het toezenden van commerciële e-mail en/of derdenverstrekking.
Toestemming wordt niet via Algemene Voorwaarden of een Privacy Statement gevraagd, dit geldt niet als toestemming (want bijna niemand leest ze).
Heb je meerdere merken (labels): dan vraag je toestemming voor elk merk afzonderlijk. Je mag dus niet 1x toestemming vragen vanuit het moederbedrijf en vervolgens mailen uit naam van al jouw merken.
Bij het verkrijgen van gegevens via een offline actie (op een beurs, aan de telefoon, het overhandigen van een visitekaartje of in de winkel), moet de ontvanger duidelijk zijn gemaakt dat zijn e-mailadres gebruikt wordt voor online nieuwsdiensten van de afzender en daar door middel van het aanvinken van een hokje op een antwoordkaart of door expliciet uit te spreken dat de ontvanger dit wil toestemming voor heeft gegeven.
Indien de frequentie van jouw e-mails erg afwijkt van wat de ontvanger logischerwijs mag verwachten (bijvoorbeeld “maandelijkse nieuwsbrief”), moet dit worden vermeld in de toelichting op de inschrijfpagina.
Bij het aanmelden wordt de identiteit van de bestandseigenaar of -eigenaren duidelijk aangegeven.

Er is één uitzondering

Je hoeft geen actieve toestemming te vragen voor verzending van commerciële e-mail aan je huidige klanten. Dit mag alleen:

Het eigen en gelijksoortige producten of diensten betreft. Dus producten uit het assortiment waarvan de ontvanger logischerwijs kan bedenken dat dit tot het aanbod hoort.
Indien het e-mailadres is verzameld bij de verkoop /aankoop van een product of dienst, of later is aangevuld door de klant, dus niet verrijkt door middel van een extern bestand.
Als er bij het verzamelen aan is gegeven dat het e-mailadres gebruikt gaat worden voor verzending van commerciële e-mail.
Als er bij het verzamelen van de mogelijkheid is gegeven tot verzet / afmelden.
Er rekening wordt gehouden met de economische levensduur van het product bij toestemming in het kader van een verkoop. Bij aanschaf van een auto zal iemand langer klant zijn dan bij de aanschaf van een pennenset.

Afmelden

In iedere e-mailcommunicatie wordt aan de ontvanger de mogelijkheid geboden om zich eenvoudig en kosteloos af te melden.
De ontvanger hoeft niet in te loggen voordat hij zich kan afmelden.
In het geval van derdenverstrekking moet de ontvanger zich altijd kunnen afmelden bij de bestandseigenaar. Daarvoor moet de bestandseigenaar zich kenbaar maken in de e-mail en ook een mogelijkheid tot verzet bieden. De e-mailadressen zijn immers geen eigendom van de adverteerder. De adverteerder moet er goed op letten dat dit ook echt gebeurt.
Heb je meerdere merken (labels): dan is de afmelding altijd op het niveau van de aanmelding. Dus niet 1 x toestemming vragen op niveau van het moederbedrijf en 3x afmelden op niveau van de merken.
Iedere afmelding wordt door de bestandseigenaar direct verwerkt (ingewilligd).

Identiteit, herkenbaarheid en volledigheid

Hoe zorgen we er samen voor dat we de schijn van spam voorkomen?

Iedere die e-mail wij verzenden heeft een functioneel en werkend reply-adres. No-reply mag niet.
De naam van de bestandseigenaar (jij dus) staat bij iedere verzending in het “Van-veld”.
De werkelijke identiteit en contactgegevens, inclusief een valide postadres, van degene namens wie de e-mail is verzonden.
Een commerciële boodschap mag niet misleidend / gecamoufleerd zijn. Reclame via e-mail moet duidelijk en als zodanig herkenbaar zijn, door opmaak, presentatie, inhoud of anderszins.
Een duidelijk zichtbare verwijzing naar een eenvoudig, goed werkend afmeldproces, dat de ontvanger direct en permanent verwijdert van de mailinglijst.

(bronnen: DDMA E-mail Code en SOLVM)

Handelen in strijd met ons anti-spambeleid?

Zoals gezegd, spam versturen is verboden. Dat willen wij te allen tijd voorkomen! Het kan schadelijk zijn voor jouw merk / bedrijf. Maar ook voor al onze andere klanten kan het schadelijk zijn omdat hun e-mails vanaf hetzelfde platform worden verzonden.

Als het aannemelijk is dat jij iets doet in strijd met ons beleid dan hebben wij het recht om daarop te handelen. Jouw automations zullen we pauzeren en even geen losse e-mailings versturen totdat het probleem is opgelost.